Chuyên gia: Đầu tư công nghệ không đồng nghĩa có ngay hiệu suất

Vietstock - Chuyên gia: Đầu tư công nghệ không đồng nghĩa có ngay hiệu suất

Việc mua phần mềm hay siết KPI không thể tự động mang lại hiệu suất cho doanh nghiệp. Theo các chuyên gia tại hội thảo “Ma trận hiệu suất: Từ chiến lược đến vận hành”, hiệu suất là hệ quả của một hệ thống vận hành hợp lý - không thể đạt được chỉ bằng những giải pháp đơn lẻ.

"Hiệu suất không phải là điểm đến"

Mở đầu phần trình bày, bà Nguyễn Ngọc Trâm - CEO Phòng nghiên cứu thương mại hóa chất xám tại Mỹ khẳng định không thể đi tìm hiệu suất như một món hàng mua được. Nó không nằm trong các gói phần mềm, mà là kết quả tự nhiên của một hệ thống đồng bộ được tối ưu theo thời gian.

Bà dẫn lại kinh nghiệm khi làm việc với tập đoàn Pfizer (NYSE:PFE) tại Mỹ, nơi nhân sự tại trụ sở chỉ bằng một phần nhỏ so với nhiều đối thủ nhưng vẫn tạo ra doanh thu vượt trội. Bí quyết nằm ở chỗ, họ không xem hiệu suất là thứ để sửa chữa, mà là hệ quả của một chuỗi vận hành chặt chẽ.

“Hiệu suất ở đó không gắn với KPI của từng nhân viên, mà là hệ quả phụ của toàn bộ hệ thống", bà Trâm nói, "Amazon (NASDAQ:AMZN) hay Google (NASDAQ:GOOGL) cũng vận hành như vậy. Họ không hỏi sale hôm nay đạt KPI bao nhiêu, mà xây hệ thống tốt để hiệu suất tự sinh ra”.

Trái lại, ở Việt Nam, các doanh nghiệp thường bắt đầu bằng cách “vá lỗi”. Thấy vận hành không trơn tru, họ mua phần mềm. Thấy dòng tiền tắc, họ siết nhân viên. Thấy KPI không đạt, họ sa thải. Nhưng nếu hệ thống tổng thể có lỗ hổng, việc chỉnh sửa từng điểm riêng lẻ chỉ giống như "đi giày một bên rồi hỏi có chạy marathon được không".

Theo bà Trâm, hiệu suất không phải là điểm đến, mà là hệ quả từ việc liên tục tối ưu một chuỗi 6 tầng, bao gồm chiến lược, cấu trúc, quy trình công việc, văn hóa, dữ liệu và con người. “Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đủ cả 6 tầng. Nhưng phải biết mình nghẽn ở đâu, xử lý từng tầng một theo ngân sách và lộ trình riêng. Đừng cố sửa cùng lúc rồi đổ lỗi cho phần mềm”, bà nhấn mạnh.

Tư duy “overnight” và căn bệnh mua phần mềm theo phong trào

Một ví dụ điển hình khác được chuyên gia nêu là các doanh nghiệp Việt thường có xu hướng “mua phần mềm để thấy hiệu suất ngay”. Nhiều đơn vị bỏ hàng trăm triệu đồng nhưng 3 tháng sau vẫn không thấy gì thay đổi. Doanh nghiệp kỳ vọng hiệu suất là cái đến ngay sáng hôm sau, nhưng thực tế là nó cần nhiều năm để tích tụ.

Theo bà Trâm, doanh nghiệp cần xác định rõ ngân sách và mức tăng trưởng hiệu suất kỳ vọng. Ví dụ, nếu năm nay chỉ có 30 triệu, thì chỉ tối ưu đúng một điểm nghẽn. Năm sau có thêm 50 triệu, lại tiếp tục tối ưu điểm kế tiếp. Không thể giải quyết cả 6 tầng cùng lúc.

Một sai lầm phổ biến khác là xem nhẹ tầng dữ liệu và văn hóa. Bà kể về một công ty bán lẻ ở Việt Nam muốn mở rộng ra Mỹ, nhưng không biết chính xác mình có bao nhiêu nhân viên sale. “Họ nói ‘chừng khoảng 280 người’. Làm sao tối ưu khi ngay cả dữ liệu cơ bản cũng không nắm rõ?”.

Bà Trâm cũng khuyến cáo, nếu có công ty phần mềm nào khẳng định giải quyết được toàn bộ 6 tầng hiệu suất thì hoặc họ đang “nói dối, hoặc giá sẽ rất cao”. Ngay cả Salesforce - một trong những công ty hàng đầu thế giới - cũng mất gần 30 năm để phát triển công cụ đáp ứng phần lớn nhu cầu hiệu suất nội bộ.

Thậm chí, bà cho rằng chính các tập đoàn lớn cũng từng mắc sai lầm. Như Salesforce từng phải cắt giảm đội ngũ bán hàng vì chính KPI làm ‘cháy’ nhân lực. Không ai miễn nhiễm với sai lầm. Quan trọng là sau mỗi thất bại, họ biết tối ưu lại hệ thống.

Hiệu suất không có chỗ cho “siêu nhân”

Cùng góc nhìn hệ thống, ông Trần Minh Tâm - Chủ tịch HĐQT TTT Corporation khẳng định doanh nghiệp ông tồn tại suốt 33 năm mà không có ai là "superman (siêu nhân)”. Theo ông, hiệu suất đến từ việc thiết kế hệ thống đủ đơn giản để mọi người đều có thể thực hiện, từ tiến sĩ đến người chỉ học hết tiểu học.

Ông ví dụ, một quản lý dự án ở TTT có thể trả lời khách hàng trong vòng một ngày về loại gạch, màu sắc, giá thành, thời gian thi công... Nhưng thực tế, người đó chỉ là đầu mối nhập thông tin vào hệ thống. Còn các khâu tìm kiếm nguồn, mua hàng, sản xuất, lắp đặt… đều đã có người phụ trách rõ ràng. “Tất cả là hệ thống. Không có ai giỏi đến mức thiếu họ thì công ty sụp. Nếu tôi nghỉ, TTT vẫn phải chạy”.

Để làm được điều đó, TTT sử dụng 3 nền tảng chính, gồm CRM cho quan hệ khách hàng, ERP cho sản xuất và MS Project cho quản lý tiến độ. Những phần mềm không liên thông sẽ được nối bằng công cụ nội bộ. Quan trọng nhất, theo ông Tâm, là thông tin phải được nhập đầy đủ và trung thực: “Dù là lời khen hay chê của khách, dù là sai sót hay đóng góp, đều phải đưa vào hệ thống. Thông tin không được chỉ để ở trong đầu”.

Hiệu suất không thể tách rời hiệu quả

Trong phần tọa đàm, câu chuyện hiệu suất được mở rộng sang mối quan hệ giữa hiệu suất và hiệu quả. Một ví dụ được đưa ra: 2 giám đốc bán hàng cùng nhận mục tiêu đưa sản phẩm mới vào 10 khách hàng trọng điểm. Một người đạt đủ chỉ tiêu bằng cách chiết khấu sâu và kéo dài công nợ, người còn lại chỉ đạt 7 khách hàng nhưng giữ được biên lợi nhuận tốt hơn. Nếu chỉ nhìn kết quả, người đầu tiên đáng được khen thưởng. Nhưng nếu xét đến hiệu quả dài hạn, người thứ hai có thể bền vững hơn.

Bà Trâm khi được hỏi về tình huống này, nhấn mạnh rằng hiệu suất không thể tách khỏi bối cảnh vận hành. Đôi khi chúng ta phải chấp nhận lỗ ở một hợp đồng, xem đó là chi phí marketing, để lấy được một cơ hội tiềm năng. 

Kết lại, chuyên gia đề xuất phương pháp đơn giản, đó là doanh nghiệp liệt kê tất cả điểm nghẽn trong 6 tầng hệ thống, chọn ra 1 đến 2 điểm phù hợp với ngân sách hiện tại để tối ưu. Sau một năm, đánh giá lại và tiếp tục sửa các tầng kế tiếp. “Hiệu suất là hành trình nhiều năm, không thể ép buộc đến sau một quý hay một phần mềm”, bà Trâm nói.

Các dẫn chứng thuộc đa lĩnh vực lần lượt được đưa ra tại hội thảo, từ nội thất đến tài chính, từ sản xuất đến công nghệ, có thể thấy doanh nghiệp nào muốn vận hành hiệu quả đều phải xây dựng hệ thống. Công nghệ chỉ là công cụ, không phải phép màu.

Tử Kính